Esther Schipper sucht eine Galerieassistenz

(Werkstudent) 

 

Esther Schipper sucht zeitnah eine Galerieassistenz mit verhandlungssicheren Sprachkenntnissen in Deutsch und Englisch. 

Die Stelle der Galerieassistenz umfasst sowohl die Unterstützung des täglichen Arbeitsablaufs der Galerie in allen Bereichen als auch die Empfangstätigkeit, und gibt somit einen detaillierten Überblick über die Arbeit in einer international tätigen Galerie. Die Information von Galeriebesuchern setzt eine breite Kenntnis der Ausstellungen und Künstler der Galerie voraus.

Die Pflege der Kontaktdatenbank in Artlogic ist ein zentraler und verantwortungsvoller Bestandteil der Stelle. 

 

Der Aufgabenbereich umfasst folgende Tätigkeiten:

 

Empfang und Repräsentanz

  • Empfang von Besuchern, Information über Ausstellung und Künstler 
  • Besucher / Gruppen durch die Ausstellung führen 
  • Post/ Pakete annehmen 
  • Versenden von Paketen / Post / Kurierdienste

 

Meetingvorbereitung / Vorbereitung Kundenbesuche

  • Assistenz bei der inhaltlichen Vorbereitung eines Meetings 
  • Vor- und Nachbereitung des Meetingraums, Getränke, Dokumentation und gegebenenfalls Verpflegung
  • ggf. Minutes verfassen
  • Unterstützung von Eröffnungen und Events der Galerie
     

Ordnung

  • Ausstellung morgens „anstellen“ (Technik, Licht) und abends wieder ausmachen, nach Vorgabe des aktuellen On-Off-Protokolls
  • Ordnung in den Büro-, Empfangs- und Ausstellungsräumen halten
  • Auslage (Texte, Flyer) auffüllen sowie aktuelle Publikationen in Rücksprache mit Content Team auslegen

  

Kontaktdatenbank

  • Datenbankpflege und Aktualisierungen
  • Gästenbuch: Kontakte erfassen und kategorisieren
  • Messeordner: Kontakte erfassen und kategorisieren
  • Visitenkarten: Kontakte erfassen und kategorisieren
  • Fehlermeldungen/ Bounce back emails kontrollieren und die Datenbank entsprechend aktualisieren
  • Aktiv Personalwechsel aus Newsletter/ Presse nachhalten und kommunizieren, gegebenenfalls Recherchen zur Person.
  • Erstellen von Kontaktlisten (projektbezogen)

 

Sales-Assistenz

  • Erstellung von Angeboten für das Salesteam
  • Erstellung von projektbezogenen Kontaktlisten
  • Unterstützung bei Korrespondenzen mit Sammlern und Kuratoren
  • Recherchearbeiten 

 

Versand von Rechnungspaketen

  • Material für Rechnungspakete zusammenstellen in Absprache mit Sales Team und Client Relations Manager
  • Kataloge und sonstige Materialien zusammenstellen
  • Verpackung und Versand der Rechnungspakete per Post/Kurier

 

Bücherversand und Einladungsversand

  • Bücherversand an Kunden und Kuratoren
  • Einladungsversand – Versand via Email (vom RSVP Account) als auch postalischer Einladungsversand zu internen Ausstellungen  

 

Es handelt sich um eine Vollzeitstelle, die von Dienstag bis Samstag täglich von 10 bis 18 Uhr besetzt ist, zusätzlich zur Teilnahme an Eröffnungen und Veranstaltungen.

 

Bewerbungen bitte per E-Mail an jobs@estherschipper.com

Walk-Ins und Anrufe werden nicht berücksichtigt.

 


 

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